做好記錄

會議紀要應(yīng)全面并及時發(fā)出，在例會召開前，總監(jiān)應(yīng)指定監(jiān)理部有專人參加會議并負責會議記錄，要求其記錄認真、全面、翔實。

總監(jiān)一邊主持會議，一邊自己也要做好記錄。這樣既要求自己在開會時能集中精力,認真傾聽別人發(fā)言，又能為審核會議紀要提供資料依據(jù)。

按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的要求，工地例會會議紀要由項目監(jiān)理機構(gòu)負責起草編寫，并經(jīng)與會各方代表會簽。這項內(nèi)容應(yīng)引起項目總監(jiān)的重視，因為各方達成一致的會議紀要可視為協(xié)議的一部分，各方都要遵照執(zhí)行。做好了這項工作可減少日后的扯皮。

會議結(jié)束后，總監(jiān)要安排專人編寫會議紀要，自己要認真審核。

會議紀要的編寫應(yīng)注意內(nèi)容全面，各方在會上的發(fā)言，提出的問題以及解決辦法都應(yīng)盡可能地概括進去。

會議紀要整理出來后要及時提交與各方代表會簽，經(jīng)總監(jiān)簽字并加蓋項目公章后盡早發(fā)出。一般從開會日期起算至發(fā)出會議紀要不要超過三天，以形成監(jiān)理辦事不拖沓、效率較高的良好形象。例會紀要也最好形成統(tǒng)一的格式，這點可根據(jù)各公司的具體規(guī)定而定。

重抓落實，功夫在會外

例會開完，會談紀要發(fā)出后，總監(jiān)理工程師應(yīng)重點抓會議決議的落實情況，要督促有關(guān)各方按照會議決議執(zhí)行。

總監(jiān)也可對上次次例會達成的決議進行逐一檢查，若未完成，可查找原因，并在下一次例會上繼續(xù)跟蹤檢查，直到完成為止。

根據(jù)筆者的經(jīng)驗，一般各單位都對監(jiān)理跟蹤檢查例會決議的落實情況比較緊張和重視。

比如，某項工作未落實完成，也說明了責任單位和責任人工作不力，他們也擔心此事被其上級知曉而怪罪下來。

因此，這種持續(xù)檢查的方法會給有關(guān)單位形成壓力，實際上這樣也會加快解決問題的步伐。只要監(jiān)理單位認真地履行職責，努力地工作了，建設(shè)單位就會歡迎，施工單位也會理解，只有這樣，才能真正把工作搞好。